fbpx

Hasznos Microsoft Outlook funkciók, amikről nem biztos, hogy tudtál

Az Micorosft Outlook levelezőprogramot különösebben nem kell bemutatni senkinek, világszerte az egyik legtöbbet használt rendszerek egyike. Népszerűségét az áttekinthetőségének, személyre szabhatóságának, illetve az integrált naptár széleskörű felhasználási lehetőségeinek köszönheti.

Rengeteg egyedi funkcióval, beállítással és felhasználási lehetőséggel rendelkezik a Microsoft Outlook. Így szinte biztos, hogy az alábbi összefoglalóban neked is tudunk belőlük olyan hasznos tulajdonságot bemutatni, ami végig ott volt egy karnyújtásnyira tőled, csak eddig még nem tudtál róla.

Üzenet visszahívása és cseréje az elküldés után

Veled is előfordult már, hogy kellemetlen szituációba kerültél egy véletlenül rossz címre küldött üzenet miatt? Többé nem kell ettől félned!

Lehetőséged van az elküldött üzenetek visszahívására abban az esetben, ha a címzett még nem nézte meg az üzenetet. Ennek feltétele, hogy a feladónak és a címzettnek is rendelkeznie kell Microsoft365 vagy Microsoft Exchange rendszerű e-mail fiókkal. Az üzenet cseréje kifejezetten jól jöhet abban az esetben, ha például elfelejtettél egy fontos részletet beleírni, vagy mellékletet csatolni. Az üzenet visszahívására/cseréjére a Küldés gombra kattintás után van lehetőség.

Javasolt mellékletek

Unod, hogy a gyakran használt fájlokat is újra, meg újra keresgélni kell és ki kell választani a küldéshez? Az üzenethez való fájl csatolásakor lehetőség van egy rövid lista létrehozására, amely tartalmazza azokat a dokumentumokat, amelyeket nemrégiben, vagy gyakran használsz, esetleg a beszélgetés szempontjából hasznosak lehetnek. Sokkal nyugodtabban és gyorsabban haladhatsz így a levelezéseiddel, hiszen nem kell állandóan időt veszíteni a fájlok keresésével.

Sötét mód

Előfordul, hogy délutánra már alig látsz a sok képernyőhasználattól? A Microsoft Outlook rendszerben erre is van megoldás. A sötét mód alkalmazásával a felhasználói felület világos színei sötétre változtathatók. A háttér fekete vagy sötétszürke, a grafikai elemek és a karakterek világosak lesznek. Ezáltal rosszabb fényviszonyok között is jobban látható a levelezés, illetve a szemet is kíméli.

Felolvasás funkció

Ha már teljesen elfáradt a szemed, vagy egyszerre több dologra is tudsz figyelni és a levél tartalmának megismerése mellett más elintéznivalód is van, akkor ez a funkció a segítségedre lesz. Ezt a Fájl > Beállítások > Könnyű kezelés menüpontban tudod beállítani.

Javasolt válaszok

Nem mindig kell túlgondolni az üzeneteket! Az olyan levelek, amelyekre az Outlook mesterséges intelligenciája szerint lehetőség van egy rövid válasszal reagálni, 3 lehetséges válaszlehetőséget ajánl fel, amelyekkel tömören, gyorsan üzenhetünk. Sajnos magyar nyelven még nem elérhető ez a beállítás, viszont Európában már angol, spanyol, olasz, francia nyelvű üzeneteinknél nem csak lehetséges válaszlehetőségeket kapunk. A webes Outlook használatakor beállíthatjuk, hogy a levél tartalmától függően a javasolt válaszokban az értekezlet ütemezése, vagy fájlok csatolása is megjelenjen.

A Microsoft365 és a Microsoft Exchange rendszerek hasznos és folyamatgyorsító megoldásairól neked is érdemes tudnod - képünkön a cég irodája a németországi Kölnben

A Microsoft365 és a Microsoft Exchange rendszerek hasznos és folyamatgyorsító megoldásairól neked is érdemes tudnod – képünkön a cég irodája a németországi Kölnben

A Beérkezett üzenetek mappa megtisztítása a takarítás funkcióval

Néha a levelezésekre is ráfér egy nagytakarítás! Ez a funkció csak a beérkezett üzenetek mappában elérhető. Használatával több módon is gyorsan rendezhetjük üzeneteinket. Egy adott feladótól érkező:

  • összes bejövő üzenet automatikus törlése
  • csak a legújabb üzenetek megtartása
  • 10 napnál régebbi üzenetek törlése

Az összefoglalóból kiderül, hogy nem kell minden esetben rendszergazda ahhoz, hogy egy programon javítsunk egy kicsit. A szoftverek, informatikai szolgáltatások egy része némi logikai érzékkel beállíthatóak. Így van ez a Microsoft365 és a Microsoft Exchange rendszerben is, amiket érdemes személyre szabni a saját igényed szerint.

Remélhetőleg már eddig is kihasználtad levelezéseid során a Microsoft Outlook érdekes és hasznos funkciót. Ha még nem, akkor örülünk, hogy segíthettünk abban, hogy mostantól még hatékonyabb legyél, könnyebben menjen a munka és több időt takaríthass meg!

Szeretnél még többet megtudni a Microsoft többi felületéről? És érdekelne még pár hasznos tipp és informatikai szolgáltatás? Olvasd el a többi cikkünket is itt:

Források:
http://www.extensiveconsulting.hu/hir/mire-hasznalhato-teams

Ha informatikai támogatás, felhőszolgáltatás, rendszergazda felügyeletre vagy egyéb IT-megoldások bevezetésére van szükséged, keress minket!

Szívesen segítünk telefonon: +36 70 333 9241 vagy e-mailben:  kapcsolat@systemservices.hu

#Microsoft365 #Microsoft Outlook #Microsoft Exchange #levelezés #levelezőrendszer #vállalat #informatika #okosprogram #okosfelhasználó #SystemServicesHungary #SSH #Budapest

2021-04-01T15:02:07+01:00