fbpx

Miért fontos a céges időgazdálkodás?

Az idő egy olyan tényező, amiből sosem elég. Mivel nem adhatunk plusz perceket vagy akár órákat a napunkhoz, így nagyon fontos, hogy azt a 24 órát, ami néha soknak tűnik, gyakran viszont nem bizonyul elegendőnek, hasznosan töltsük.

A céges időgazdálkodás azért is elengedhetetlen, mivel a nap túlnyomó részét munkával töltöd. Azt az időt pedig, használd ki, amennyire csak teheted, így nem csak a céges hatékonyságod fog növekedni, de az életed is egyszerűbbé és könnyebbé válik.

Ebben a cikkben összeszedtük neked, hogy mik a nem megfelelően beosztott munkaidő következményei, valamint azt, hogy milyen előnyökkel jár, ha optimálisan gazdálkodsz az időddel. Ez utóbbihoz pedig adunk pár tanácsot, amiket megfogadva sokkal hatékonyabb munkát végezhetsz és nem lesz problémád a feladatok elvégzésével.

A nem megfelelő időgazdálkodás következményei

Olvasd el, hogy milyen hátrányt okoz, ha nem megfelelő az időgazdálkodásod! Te is biztosan szeretnéd elkerülni az alábbiakat:

  • Be nem tartott, lekésett határidők
  • Szakszerűtlen megoldások
  • Halogatás és fókusz hiánya
  • Nem hatékony munkamenet
  • Rossz minőségű munka, így a vállalati hatékonyság csökkenése
  • Felesleges stressz és aggódás
  • Rossz hírnév
  • Megromlott munkahelyi kapcsolatok
  • Pénzügyi veszteség
  • Kicsúszik a kezedből az irányítás
  • Az egyensúly hiánya a munka és a magánélet között

Ezeket a tényezőket megfontolva döntened kell, hogy megéri-e a kockázatot számodra és vállalatodnak, hogy nem megfelelő a céges időgazdálkodásod.

Hiszen például a be nem tartott határidők arra engednek következtetni, hogy elterelődött a figyelmed, vagy halogatod az elvégzendő feladatot. Ez pedig azt eredményezheti, hogy a maradék idődben gyorsan összedobsz valamit, csak azért, hogy „kész legyen”, vagy azt a látszatot keltsd, hogy elvégezted a feladatod. Az elvégzett munka minősége pedig nagy hatással van a cég hírnevére. A rossz hírnév pedig gyorsan terjed, és sajnos a fogyasztók elvesztéséhez vezethet, aminek komoly anyagi vonzata is van.

A céges időhatékonyság eléréséhez jó szokások, bevált gyakorlatok is szükségesek

A céges időhatékonyság eléréséhez jó szokások, bevált gyakorlatok is szükségesek

Az első lépések a jó céges időgazdálkodás felé

Határozd el magad arra, hogy megfelelően kezeled a határidőket és a feladatokat a legjobb tudásod szerint, hatékonyan végzed el! Ez számos előnnyel jár számodra, amik pedig a következők:

  • Időben elvégzed a munkát, gyorsabban fogynak a tennivalók
  • Sokkal jobb minőségű munkát végzel a korábbinál
  • Hatékony és gazdaságos leszel
  • Nincs halogatás, kisebb a nyomás
  • Kevesebb stressz és idegeskedés
  • Jobb életminőség
  • Több lehetőség
  • Jobb karrier, ami sikerhez vezet
  • Több idő pihenésre és szabadidős tevékenységekre

Ahogy a fent említett pontokban is láthatod, maga a sikeresség rejlik abban, hogy hogyan osztod be az idődet, és ettől függ irodai hatékonyságod. Ahhoz, hogy te is sikeresen és hatékonyan oszthasd be az idődet és a napi feladataidat, összegyűjtöttünk neked hasznos tippeket és tanácsokat, hogy könnyebb legyen elérni céljaid, és meg tudd valósítani az álmaidat.

Exkluzív cikkünk a témában: Hogyan nyerj időt rendszerezéssel?

A helyes időbeosztás remek megoldásai

A helyes időbeosztás remek megoldásai

Az Eisenhower mátrix a céges időgazdálkodás szolgálatában

Az Eisenhower mátrix a feladatok rendszerezéséről szól. 4 csoportra tagolja a feladatokat fontosság és az elvégzés idejének sürgőssége szerint.

  1. Sürgős és fontos: Ide tartoznak azok a feladatok, amik nem várhatnak. Ezeket kell először megcsinálni, és amíg kész nem vagy velük, ne kezdj el másik feladatot csinálni. Amint lehet, végezzük el ezeket.
  1. Fontos, de nem sürgős: Az ebbe a kategóriába sorolt teendők elvégzését meg kell tervezni. Rendszerezni kell őket, és megadni egy határidőt, amikorra el kell készülniük. Ezek majd később átkerülnek a sürgős és fontos kategóriába, ahol már ezek elvégzésére kell koncentrálni.
  1. Sürgős, de nem fontos: Ezeket hamar el kell végezni, viszont vezetőként nem feltétlenül kell neked foglalkoznod ezekkel. Ha teheted delegáld ezeket a feladatokat az alkalmazottaidnak, vagy automatizáld őket. Ehhez próbáld ki, a Microsoft To Do-t, amely nagy segítségedre lehet a feladatok kiosztásánál. Ha szeretnéd megismerni ennek az alkalmazásnak a működését, akkor olvasd el szakmai cikkünket, amit erről írtunk.
  2. Nem sürgős és nem fontos: Ezeket el kell hagyni, amint tudod. Ilyenek általában a rossz szokásaink, például a céltalan böngészés az interneten, a telefonunk nyomkodása, a közösségi médiumok felületén a görgetés, vagy bármi olyan dolog, ami nem visz előre az életben.
A helyes céges időgazdálkodás jó gyakorlatok bevezetésével költséget csökkent és kapacitást szabadít fel

A helyes céges időgazdálkodás jó gyakorlatok bevezetésével költséget csökkent és kapacitást szabadít fel

Kezdd a napot a legfontosabb teendővel!

A sikeres emberek korán kezdik a napjukat. Kezdj a legfontosabb teendővel reggel! Ez azért hasznos, mert ha azzal a projekttel vagy feladattal kezded a napod, akkor hamarabb kész lesz, nem kell a nap folyamán később azon aggódnod, hogy lesz-e elég időd munkaidő lejárta előtt befejezni. Utána pedig már csak a kisebb dolgok vannak hátra, amiket egyszerűbb és gyorsabb megcsinálni.

Egyszerre egy dologra koncentrálj!

Nem túl hatásos, ha egyszerre több felé terelődik a figyelmed. Hiába érzed azt, hogy sok mindent csinálsz egyszerre, az igazság az, hogy a multitasking nem a leghatásosabb. Ez azért van így, mert ha az ember egyszerre egy dologra koncentrál, akkor sokkal gyorsabban és hatékonyabban tudja elvégezni az adott feladatot, mintha közben másra is irányulna a figyelme. Koncentrálj tehát egyszerre csak egy dologra, de arra fordítsd a maximális figyelmet!

Írj le mindent!

Ez talán az egyik legfontosabb dolog, amit tehetsz annak érdekében, hogy megfelelően gazdálkodj az időddel. Ha valami eszedbe jut munka közben, akkor írd le, akkor is, ha személyes dolog, és akkor is, ha valamelyik céges projekttel kapcsolatos! Ez azért nagyon jó taktika, mert ha leírod őket, akkor nem foglalják a fejedben a helyet, így jobban tudsz arra összpontosítani, amit épp csinálsz. Ráadásul nem felejted el.

Tarts szünetet!

Ne dolgozz folyamatosan egész nap, megállás nélkül! Az agy ciklikusan működik, így nem tudsz állandóan ugyanolyan sebességgel és hatékonysággal dolgozni. Szükség van pihenőkre. Tarts szünetet mindig, amikor elfáradtál, sétálj egyet, igyál egy teát, vagy csak nyújtózz egyet a székedben, hogy utána újult erővel állhass neki a munkának ismét. A legideálisabb talán az, ha egy-másfél óránként pihensz 5-10 percet. Ne hajtsd túl magad! Még a home office munkavégzés során sem érdemes. Arról, hogy Hogyan tudsz zökkenőmentes távmunka környezetet kialakítani dolgozóid számára, itt olvashatsz fontos dolgokat.

Zárd ki a zavaró tényezőket!

Nagy önfegyelmet és koncentrációt igényel manapság, hogy ne a telefont nyomkodjuk, vagy céltalanul szörfözzünk a weben. A minőségi munka elvégzéséhez nyugodt, rendezett környezetre van szükség. Igyekezz ezt megteremteni magadnak! Ne hagyd, hogy elkalandozzon a figyelmed!

Figyelj az egészségedre!

Ép testben ép lélek – tartja a mondás. Aludj eleget, pihend ki magad, ne feküdj le túl későn, mert a mélyalvási fázis a legfontosabb része a pihenésnek, ami pedig éjfél előtt a legoptimálisabb. Ezen kívül mozogj rendszeresen, mert megterhelő a test számára az egész napos ülés is, nem csak a fizikai munka. Fontos még az egészséges táplálkozás is. Alakíts ki egy kiegyensúlyozott étrendet! Ha egészséges a tested, akkor a szellemi munka is jobban megy, és motiváltabb leszel, hogy elvégezd teendőidet nap mint nap.

Használd ezeket a módszereket már ma, és tarts ki alkalmazásuk mellett, hogy hosszú távon is megtérüljön a teendőid megtervezésére és kivitelezésére fordított idő.

Reméljük, ezzel a pár tippel sikerült hozzásegítenünk téged ahhoz, hogy jobban be tudd osztani az idődet, és feladataid rendszerezésével még hatékonyabbá tedd vállalatod működését.

Kezdd el ma, kezdd el most! Irány a hatékony céges időgazdálkodás!

Ha a levelezésed szervezésében is hatékonyságra vágysz, olvasd el ezt a cikkünket:

Hasznos Microsoft Outlook funkciók, amikről nem biztos, hogy tudtál

A profi rendszergazda szolgáltatás segít, hogy azzal foglalkozhass, amit szeretsz!

A profi rendszergazda szolgáltatás segít, hogy azzal foglalkozhass, amit szeretsz!

Szeretettel ajánljuk exkluzív cikkünket a céges hatékonyság eléréséhez szükséges további megoldásokról itt:

Exkluzív cikk: Növeld céged hatékonyságát!

Exkluzív cikk: Növeld céged hatékonyságát!

2021.04.15.
System Services Hungary

2021-04-15T11:56:52+01:00